Überzeugte Mitstreiter

Um bewusst wirksam zu agieren muss ich mich erst mit mir befassen. Warum und wie erfährst du in meinem Beitrag.

Es wird Frühling und damit auch Zeit für den Frühjahrsputz. Unser Blick fällt durch die Sonne auf schmutzige Fenster, die geputzt werden wollen. Dabei denke ich hier und heute nicht an meine Küchenfenster – die hätten es vielleicht auch nötig – sondern an die „Windows“ in meinem Computer. Mit dem Wandel zu mehr digitaler Kommunikation habe ich erfreulicher Weise viel weniger analog und ganz oft digital arbeiten können. Viele Notizen sind direkt im Termin gespeichert oder in Dokumenten abgelegt. Ich habe alles direkt im Rechner bzw. Sharelaufwerk und kann es mit Kollegen schnell teilen. Das hat allerdings auch viel Speicherplatz belegt und lässt mich oft nach der richtigen Datei suchen. Die Version der Version wurde gespeichert, man könnte es ja nochmal brauchen - deshalb ran an den digitalen Frühjahrsputz! Wir können ganz einfach so starten, wie es auch Marie Kondo empfiehlt – das was am einfachsten ist zuerst. Da plädiere ich für die Hardware – ganz ehrlich, wie viele „Mäuse“ liegen in deiner Schublade, wie viele USB-Sticks und Festplatten sind in deinem Arbeitsumfeld? Erschreckend, oder? Die Hardware können wir auf das nötigste reduzieren. Wir arbeiten als Gewohnheitstiere sowieso meist mit den gleichen Geräten. Dafür finden wir einen guten, festen Platz und verbuchen einen Zwischenerfolg beim Anblick dieser herrlichen Ordnung. Es ist in heutiger Zeit doch auch nicht nötig Ersatz zu lagern, falls mal etwas kaputt geht. Da gönnen wir uns doch lieber eine Shoppingrunde mit den neuesten Erfindungen und Designs. Das bringt uns viel besser vorwärts im Bedarfsfall und den Platz können wir viel besser nutzen! Das war leicht und deshalb können wir jetzt mit einem Kopfsprung in die Hardware reinspringen und zur Software wechseln. Ich habe mir zu Beginn eine Liste gemacht, für welche Apps, Accounts und Programme ich Rechte und Passworte habe. Das ist erstaunlich, was sich da so ansammelt. Und die meisten habe ich mal kurzzeitig gebraucht und liegen jetzt ungenutzt auf meinem Desktop rum. Auch hier bin ich wieder mit dem Fokus rangegangen: „Was benötige ich wirklich für meine zukünftige Arbeit“. Alles andere wird abgemeldet oder deinstalliert oder gelöscht. Sollte ich es je wieder brauchen, kann ich lieber neu suchen, weil es bis dahin neue Perspektiven, Erkenntnisse und Entwicklungen gibt. Das hat auch direkt einen positiven Effekt auf meine Eingangsmails, weil ich gleich Newsletter und Angebotsmails mit abmelde. Quasi wie der „keine Werbung“-Aufkleber am Briefkasten. Und ganzheitlich betrachtet gehört dazu auch der Check meiner Kontakte. Hier zählt Qualität vor Quantität und "Ordnung ist das halbe Leben". Wenn ich einen Kontakt brauche, dann zu einem bestimmten Thema. Deshalb lohnt sich die Struktur nicht nur nach Alphabet des Namens, sondern vor allem der gemeinsamen Themen. Auch hier bitte keine Scheu vor der DELETE-Taste! Und nun kommt der wirklich schwierige Teil – die Datenbanken, Verzeichnisse, Laufwerke und Unterordner der Unterordner. Ganz besonders an dieser Stelle ist es mir wichtig diszipliniert vorzugehen. Also nicht aus dem Schrank sortieren, was nicht mehr notwendig ist, sondern nur reinstellen was gebraucht wird! Das heißt die letzte Version eines Projektdokumentes bleibt, nicht aber die Vorgängerversionen. Die Fotos von Flipcharts oder Notizen, die sicherheitshalber gespeichert sind, weil man das nochmal brauchen könnte – alles raus! Und nicht schummeln mit einem Archiv auf einer weiteren externen Festplatte ;-)! Die Projekte und Dokumente werden systematisch strukturiert und sortiert - nur das bleibt, was wirklich gebraucht wird. Dokumente, die länger als 1 Jahr nicht benötigt wurden können weg – wie ein älteres Kleidungsstück. Besser als all die Einzeldokumente zu speichern, ist die Methode des Vorgehens zu sichern . Deshalb lohnt sich ein Vorlagenverzeichnis in dem die Herangehensweise, die Excelvorlage oder die leere Konzeptversion gespeichert sind. Das ist viel hilfreicher als 5 verschiedenen Varianten aus den Projekten der letzten 2 Jahre. Berichte und Zahlentabellen, die veraltet sind, gehören aussortiert oder eben in den Kontext gebracht, an dem sie weiterverarbeitet werden können. Sei dabei ehrlich zu dir selbst, nur so funktioniert es gut, richtig und vor allem auch nachhaltig . Und wenn das auf deinem Rechner gut funktioniert hat, die Sticks und Festplatten entrümpelt sind, dann denke bitte auch an dein Handy. Und starte mit der gleichen Prozedur. Startbildschirm und Downloads Apps und Programme Kontakte und Newsletter Chatverläufe, Mails und Fotos Ordnerstruktur und Speicher Geschafft! Nun kommt Zeit für etwas Schönes – deine Accounts aktualisieren und aufhübschen. Mit dem was bleibt, soll die richtige Wirkung erzielt werden. Deshalb das Profilbild aktualisieren und schauen ob die Informationen noch passen oder etwas Neues dazu kommen kann. Das macht Spaß und kann sich sehen lassen. Ich wünsche Euch viel Erfolg im digitalen Frühjahrsputz. Schreibt mir doch, was bei Euch bleibt, warum und wie euer aktualisierter Account in neuem Glanz erstrahlt.

Viele Erwartungen hatte ich an das neue Jahr und nun ist ruhig, still und leise der erste Monat schon davongeschlichen. Den meisten hat es wieder Einiges abverlangt, denn das Mobile der Work-Live-Balance war ganz schön in Unruhe mit den zusätzlichen Aufgaben aus Betreuung, Lehren und Abarbeiten. Ich bin mir dabei nicht nur der Aufgaben bewusst, sondern mache mir auch so meine Gedanken um die Verantwortung , die ich trage, wenn ich meinen Kindern ein Betreuer und Lehrer sein darf. Es ist eine sehr prägende Zeit – für uns Erwachsenen allemal und für die Kinder noch ein ganzes Stück mehr. Doch darüber möchte ich nicht den gefühlt 112. Artikel schreiben. Die Situation ist heute nun einmal wie sie ist und wir können nicht nur, sondern sollten sie verändern in dem Maße, wie wir es für richtig halten. Wer mich kennt wird wissen, ich bin dabei ein großer Fan von Austausch, Diskussion und Kommunikation. Nur wenn wir uns frei über unsere Meinung austauschen können, werden wir die Herausforderung als Gesellschaft gut überstehen. Nun aber zu dem Thema, das ich in diesem Artikel aufgreifen möchte – die Verantwortung. Wir haben täglich damit zu tun, denn wir tragen Verantwortung im Privaten wie im Beruflichen Alltag. Jeden Tag, unabhängig von der Position die wir in einem Unternehmen haben. Viele von uns werden jetzt zu Beginn des Jahres die Verantwortung mehr in den Fokus nehmen, weil die Zielvereinbarungen in dieser Zeit stattfinden. Damit ist immer auch verbunden wer für was und wie lange Verantwortung übernimmt bzw. übernehmen soll. Einhergehend hoffentlich mit dem Gespräch darüber, ob man sich der zugeteilten Verantwortung gewachsen fühlt. Die Übertragung ist nämlich keine Einbahnstraße! Immer wieder gehen wir an die Übertragung von Verantwortung mit dem Fokus heran, wer am Ende schuld ist, dass etwas funktioniert hat (und die Lorbeeren ernten darf) oder es eben nicht funktioniert hat (und dafür an den Zaun genagelt wird). Für mich ist das die absolut falsche Perspektive! Schuld ist ein nach hinten gerichteter Fokus, auf bereits geschehene Dinge und bereits eingeengt auf den Blick was falsch war oder wer falsch gehandelt hat. Damit ist die Herangehensweise bereits zu Anfang in einem engeren Korridor als beim Fokus nach vorn. Verantwortung ist mit Möglichkeiten, Eigeninitiative und Selbstständigkeit verbunden. Das öffnet das Mindset bezogen auf die erteilte Aufgabe. Verantwortung muss zudem nicht eine einzelne Person tragen. Es empfiehlt sich insbesondere bei größeren Projekten und Aufträgen die Verantwortung zu teilen. Damit möchte ich nicht sagen, dass dann mehrere Personen gleichberechtigt dieselbe Verantwortung übernehmen. Ich möchte dafür werben die Verantwortung aus verschiedenen Gesichtspunkten und Rollen zu betrachten und aus dieser Perspektive zu teilen. Im Allgemeinen wird mir noch zu oft nach Hierarchien oder Funktionen unterschieden und so muss ganz klar dieser oder jener Bereich die Verantwortung für Teile eines Projektes tragen. Da teile ich die Ansicht von Bernd Ruffing , dass es vielmehr auf die Gesamt- bzw. Ergebnissicht ankommen sollte. Die Verantwortung nach der jeweiligen Rolle zu teilen macht an der Stelle viel mehr Sinn. Versucht mal gedanklich außerhalb der Hierarchieperspektive eher in disziplinarische-, Durchführungs- und Ergebnisverantwortung zu unterteilen. Wer am Ergebnis eines Projektes das meiste Interesse hat, weil er die Aufgabe später durchführen oder damit verbundene Erfolge erzielen soll, ist klar der Ergebnisverantwortliche und soll/ muss dafür die verschiedenen Blickwinkel (Wirtschaftlichkeit, Kundenfreundlichkeit etc.) einnehmen. Um die einzelnen Teilaufgaben zielgerichtet, in der richtigen Reihenfolge, zu erledigen und den Projektprozess optimal ablaufen zu lassen, der soll die Durchführungsverantwortung übernehmen. Diese Person muss allerdings keinesfalls gleichzeitig die disziplinarische Verantwortung tragen. Diese Verantwortung beinhaltet den Blick darauf, ob die richtigen Personen am Projekt beteiligt sind und die notwendigen Mittel haben, um die Aufgabe zu erledigen. Ich befürworte eindeutig diesen Fokus der Verantwortung. Hier liegt klar der Fokus auf der Erreichung des Ziels und dem damit verbundenen Prozess und dem notwendigen Austausch darüber. Es ist einfach, einleuchtend und praktisch – und eine Veränderung in uns bekanntem Vorgehen. Probiert es doch einfach mal aus oder vielleicht ist das bereits gängige Praxis, dann würde ich gern davon lesen oder hören. Kommentiert einfach diesen Artikel.

„Zwischen den Jahren“ ist eine ganz besondere Zeit für mich. Die Tage, in denen ich mir die Zeit für mich nehme, um mein Jahr, mein Selbst und meine Werte zu hinterfragen. Man kann es auch so ausdrücken, dass ich mir selbst Feedback gebe oder Selbstreflexion. Das Leben ist ein Prozess! Und so zerlege ich mein Jahr nicht nur in zeitliche Abläufe (die folge der Monate und damit verbundene Abläufe im Jahr sind nur natürlich und fließen wohl bei jedem von uns ein). Die Zeit ist bei mir nur Orientierungspunkt. Im eigentlichen halte ich mich für mein Feedback an wesentliche Momente des „Zwischenfreuens“, die mir bedeutsam waren. In diesem Jahr war ein solcher Moment die Tage der Kulturwandeltools mit Sebastian Purps-Pardigol und Dennis Chan. Ein Meilenstein, kann man so sagen, denn nicht nur fachlich, inhaltlich, sondern auch menschlich hat mich diese Woche sehr beeinflusst. Sie gaben mir den letzten Anstoß, dass ich „PlanP“ starten möchte. Ich teile das Jahr also in Meilensteine, die mich beeinflusst haben und das dürfen sehr gern, und auch immer in Mehrheit, die positiven Gegebenheiten sein. Es sollen insbesondere die Schwerpunkte sein, die mich bewegt oder gar verändert haben. Für den Anfang beginne ich mit meinen Werten. • Habe ich mich danach verhalten? • Haben Sie sich verändert? • Ist neues dazu gekommen? Das ist ein guter Start, denn meine Werte sind so fest in mir verwurzelt, dass ich sie sofort im Kopf habe. Ich kann nur empfehlen sich damit zu beschäftigen. Es hilft in vielen Entscheidungen und schwierigen Situationen, wenn man sich so gut kennt. Ich durchlaufe im Hinblick auf meine Werte das letzte Jahr und vollziehe damit sozusagen die Sequenzflüsse und Entscheidungsrauten des Prozesses (meines Jahres) nach, die sich ergeben haben. Da sind Aufgaben, die ich gemeistert habe – manche gut, manche nicht so gut. Und daraus habe ich immer(!) auch gelernt. Besonders im letzten Jahr gab es so einiges zu Lernen. Der starke Fortschritt an digitalen Medien zum Beispiel. Ich finde es großartig, dass wir aus so vielen neuen Möglichkeiten schöpfen können. Ich habe für mich daraus so viel gezogen. Andererseits habe ich auch die alten Methoden mehr zu schätzen gewusst. Eine Präsenzschulung ist nicht immer digital zu ersetzen. Ich habe die zwei Tage mit Florian Hochenrieder sehr genossen. Das Thema Changemanagement, die Teilnehmer und die Durchführung haben mir vor Augen geführt, wo Webinare noch nicht mithalten können (vielen Dank dafür Flo). Der wohl wesentlichste Meilenstein dieses Jahr war der Start von „PlanP“ mit Jenny. Wir haben gemeinsam unserer Leidenschaft Ausdruck verliehen. Eine Portion Mut gehörte vor Allem dazu und nun haben wir unsere Website mit Blog und Podcast und ich kann für mich sagen, dass war genau richtig. Das bin ich, echt, live und in Farbe. Nun will ich das Thema nicht komplizierter machen als es ist. Ein Feedback ist nicht schwer und mit sich selbst sollte es noch viel einfacher sein. Niemand ist ehrlicher und niemand hat diese Perspektive zu deinem Jahr als du selbst. An den Meilensteinen, Abläufen und Entscheidungen des Jahres gilt es in der Konsequenz abzuleiten, ob es dich vorangebracht hat, in deinem Sinne war und du dich gut damit fühlst. Oder um es auf diese drei Fragen zu bringen: WILL Ich das? Will ICH das Will ich DAS ? Und wenn etwas nicht so ist, wie du es dir wünschst, dann sei frei es zu ändern. Oder es neu zu probieren. Wer sagt denn, dass man Fehler nicht korrigieren kann, nicht einen zweiten Anlauf nehmen oder etwas in neuer Perspektive starten? Das ist zumindest meine Devise. Das Leben ist kein Wunschkonzert, aber ich darf schon noch meine Playlist einbringen. Mit dieser Reflexion auf mich selbst blicke ich dann ins neue Jahr und meist habe ich dann auch eine gute Ahnung, was ich damit anfangen möchte. Und auf welche Meilensteine ich beim nächsten Feedback mit mir selbst zurückschauen will. Teilt sehr gern eure Meilensteine mit mir. Wie blickt ihr denn auf dieses (oder jedes andere) Jahr zurück?

In meinem letzten Artikel habe ich darüber geschrieben, warum Rahmen in Projekten wichtig sind. In diesem Podcast möchten wir Rahmenbedingungen noch aus einem anderen Blickwinkel betrachten und laden euch ein uns zu folgen und zu ergänzen. Schreibt uns gern etwas in die Kommentare. START

Warum ist es wichtig Projekten einen Rahmen zu geben und wie gestaltet sich dieser?

In diesem Jahr habe ich mich sehr mit der Kultur und dem Wandel beschäftigt. Dabei kreisen meine Gedanken, immer wieder um einen ganz bestimmten Schwerpunkt und das ist Vertrauen. Insbesondere im beruflichen Umfeld ist es gern als Basis des Kulturwandels benannt. „Wir müssen uns mehr vertrauen“ oder „vertrauensvoll miteinander umgehen“. Ich verstehe das Ziel hinter dieser Aussage bzw. Aufforderung, allerdings nicht die Art der Umsetzung in vielen Bereichen. Vertrauen ist eine Eigenschaft, die nicht von allein einfach da ist oder per Schalter eingestellt werden kann. Vertrauen muss wachsen – es ist das Ergebnis eines Prozesses. Natürlich wünschen wir uns alle ein vertrauensvolles Miteinander. Das macht unsere Arbeit einfacher und angenehmer. Es hat eine große Auswirkung auf die Motivation und letztlich auf das Betriebsergebnis. Deshalb ist es als Grundpfeiler der Zusammenarbeit so begehrt. Aber wie schon geschrieben, Vertrauen ist nicht einfach herbeigezaubert! Vertrauen unterscheide ich dabei von der Vertrautheit, die sich einstellt, wenn sich zwei Menschen kennenlernen und eine Weile miteinander arbeiten. Echtes Vertrauen ist ein Zusammenhalt, der durch das gemeinsame Erleben von schwierigen Situationen entsteht, in denen man sich aufeinander verlassen muss. Eine Kombination aus Berechenbarkeit und Verlässlichkeit zu einem mir wohl gesinnten Ergebnis. Und weil schwierige Situationen oder Krisen (hoffentlich) nicht alltäglich sind, kann Vertrauen nur langsam wachsen. Ich kann den Aufbau von Vertrauen allerdings beeinflussen, wenn ich mein Handeln darauf ausrichte. Was immer hilft ist Kommunikation . Nichts hilft mehr als sich auszutauschen und im Gespräch zu bleiben. Und damit meine ich nicht nur Fachgespräche. Ein weiterer Faktor, um Vertrauen zu schaffen ist „ authentisch bleiben “. Feedback geben und nehmen. Was denke, fühle, meine ich - lieber einmal mehr erklärt und dafür richtig verstanden. Und am besten dabei ehrlich bleiben. Das ist gar nicht so einfach, vor allem wenn es unangenehm wird. So wie ich möchte, dass man ehrlich mir gegenüber ist, so muss ich es auch selbst sein. Das heißt mit meinen Fehlern offen umgehen . Das bedeutet nicht unbedingt gleich jeden Fehler laut raus zu posaunen, sondern sich selbst und den Mitmenschen gegenüber eingestehen zu können, dass nicht alles richtig ist oder war. Das Ergebnis dieses Handelns bewirkt vertrauen. Nicht jetzt gleich, sondern auf lange Sicht. Vertrauen ist kein kurzfristiger Erfolg, aber ein sehr nachhaltiger! Das klingt jetzt alles sehr theoretisch, deshalb möchte ich ein paar Beispiele geben, was ich unter vertrauensförderndem Verhalten meine: - Mit Vorschlägen offen umgehen, sich zuhören und gemeinsam bewerten warum etwas gut oder nicht gut ist - Ehrlichkeit bezüglich zu erreichender Ziele für ein Projekt genauso wie bei persönlichen Zielen - Gegebene Versprechen auch einhalten und deren Einlösung nicht aufschieben - Erworbenes Wissen, Kontakte, Vorteile mit Anderen teilen Nun bleibt noch ein Punkt meiner Gedanken, den ich teilen möchte: Vertrauen gegenüber anderen Mitmenschen (beruflich und privat) wird bedingt durch Vertrauen in mich selbst. Die zwei Teile des Vertrauens (Fremd- und Selbstvertrauen) gehören zusammen. Ich möchte gar behaupten, je mehr ich mir selbst vertraue, umso leichter kann ich auch anderen vertrauen. Ich denke das, weil zum Selbstvertrauen gehört, dass ich mich selbst gut einschätzen kann. Ich muss mich dafür reflektieren, was wiederum meine Fähigkeiten andere Menschen einzuschätzen fördert. Das führt mich zu dem Schluss, dass ich um das Vertrauen in einem Team oder zwischen zwei Menschen zu steigern, auch einschätzen sollte, wie viel Selbstvertrauen die Teammitglieder haben. Mit der Förderung in die jeweiligen Fähigkeiten einer Person beeinflusse ich dann auch die Situation im Team. Was meint ihr dazu? Gebt mir gern Feedback in den Kommentaren.

Eine Übung, die mich in meinem Alltag sehr bereichert ist die Metta-Meditation. Sie hilft mir, mich zu fokussieren, ruhiger zu werden und positiver durch den Tag zu gehen. Wenn ihr mögt, dann probiert es mit mir gemeinsam aus. Ich habe die Übung aufgenommen und Ihr könnt mich dabei begleiten. START

In (fast) jedem Prozess bedienen wir uns der Unterstützung eines technischen Systems. Im Zeitalter der Digitalisierung so normal wie der Aufgang der Sonne jeden Morgen. Wir sind dadurch effektiver, effizienter und genauer. Schließlich macht eine Maschine genau das, was man ihr vorgibt ohne Abweichungen in der Tagesform, krankheitsbedingt oder Urlaub. Die Verantwortung liegt einzig in der präzisen Beschreibung dessen, was sie machen soll. Am Anfang aller Prozesse ein wunderbares Unterfangen, sich auf „grüner Wiese“ zu überlegen, wie der Sollprozess bestenfalls abläuft. Welche Schritte führen maschinell und manuell zum gewünschten Ziel, gemessen in den notwendigen Kennzahlen, um den Prozess mittels kleiner Eingriffe an präzisen Stellen zu steuern. Ich denke das kann der Traum eines jeden Prozessmanagers sein. Sich den Sollprozess zu überlegen und technische Unterstützung zu finden, die genau das tut, was benötigt wird, um schnell und einfach das Warum des Prozesses zu erfüllen. Jetzt sind Systeme selten so individuell geschaffen, dass sie genau das auch tun – von Eigenentwicklungen mal abgesehen. Oder sie sind entsprechend teuer. Deshalb schleichen sich im wahren und echten Leben eines Prozessmanagers die Abhängigkeiten von Prozess zu Maschine in die Gestaltung ein. Und damit kommen wir zu meinem Problem. Allzu oft wird dem System eine viel zu hohe Priorität in der Prozessgestaltung eingeräumt. Wir passen die Abläufe der Prozesse an das vorhandene System an, weil es die optimalen Schritte nicht oder nur mit hohem Anpassungsaufwand ausführen kann. Dann entstehen Schnittstellen, die nicht notwendig wären und den Prozesserfolg unnötig gefährden. Manchmal behelfen wir uns in dieser Situation mit Workarounds, um den Prozess möglichst schnell produktiv zu nehmen. Diese wiederum bewirken das Bedürfnis den Prozess und das System besonders zu überwachen und bedingen zusätzliche Qualitätsprüfungen. Unterm Strich räumen wir einer schnellen Umsetzung mittels eines mittelmäßig passenden Systems Abstriche ein, die nur sehr schwer wieder auszumerzen sind. Ist ein Prozess einmal produktiv und läuft durch sind Anpassungen unter wesentlich höherem Nutzendruck umsetzbar. Die Priorität sinkt, denn der Prozess läuft und führt zum Erfolg, wenn auch nicht optimal. Einen Prozess zu entwickeln, ohne auf die manuelle oder automatisierte Machbarkeit zu achten ist herausfordernd und spannend. Die optimale Mischung von Machbarkeit, Zeitkette, Steuerbarkeit und Risiko-Nutzen-Abschätzung zu treffen sollte unbedingt unabhängig von technischen Möglichkeiten erfolgen. Erst wenn dieser optimale Prozess beschrieben und durchdacht ist, steht die Prüfung der systemischen oder manuellen Durchführung an. Die Überlegung sollte unbedingt auf Augenhöhe von IT zu Prozessmanager erfolgen. Gemeinsam wird durchdacht, wo Systemanpassungen notwendig und sinnvoll sind oder wo zugunsten der Systemfähigkeit der Prozess verändert werden kann. Ergebnis muss eine ausgewogene Entscheidung von Nutzen und Risiko sein mit klarem Blick auf die bestmögliche, zukunftsorientierte Zielerreichung des Geschäftszwecks.