von Sindy
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21. März 2021
Es wird Frühling und damit auch Zeit für den Frühjahrsputz. Unser Blick fällt durch die Sonne auf schmutzige Fenster, die geputzt werden wollen. Dabei denke ich hier und heute nicht an meine Küchenfenster – die hätten es vielleicht auch nötig – sondern an die „Windows“ in meinem Computer. Mit dem Wandel zu mehr digitaler Kommunikation habe ich erfreulicher Weise viel weniger analog und ganz oft digital arbeiten können. Viele Notizen sind direkt im Termin gespeichert oder in Dokumenten abgelegt. Ich habe alles direkt im Rechner bzw. Sharelaufwerk und kann es mit Kollegen schnell teilen. Das hat allerdings auch viel Speicherplatz belegt und lässt mich oft nach der richtigen Datei suchen. Die Version der Version wurde gespeichert, man könnte es ja nochmal brauchen - deshalb ran an den digitalen Frühjahrsputz! Wir können ganz einfach so starten, wie es auch Marie Kondo empfiehlt – das was am einfachsten ist zuerst. Da plädiere ich für die Hardware – ganz ehrlich, wie viele „Mäuse“ liegen in deiner Schublade, wie viele USB-Sticks und Festplatten sind in deinem Arbeitsumfeld? Erschreckend, oder? Die Hardware können wir auf das nötigste reduzieren. Wir arbeiten als Gewohnheitstiere sowieso meist mit den gleichen Geräten. Dafür finden wir einen guten, festen Platz und verbuchen einen Zwischenerfolg beim Anblick dieser herrlichen Ordnung. Es ist in heutiger Zeit doch auch nicht nötig Ersatz zu lagern, falls mal etwas kaputt geht. Da gönnen wir uns doch lieber eine Shoppingrunde mit den neuesten Erfindungen und Designs. Das bringt uns viel besser vorwärts im Bedarfsfall und den Platz können wir viel besser nutzen! Das war leicht und deshalb können wir jetzt mit einem Kopfsprung in die Hardware reinspringen und zur Software wechseln. Ich habe mir zu Beginn eine Liste gemacht, für welche Apps, Accounts und Programme ich Rechte und Passworte habe. Das ist erstaunlich, was sich da so ansammelt. Und die meisten habe ich mal kurzzeitig gebraucht und liegen jetzt ungenutzt auf meinem Desktop rum. Auch hier bin ich wieder mit dem Fokus rangegangen: „Was benötige ich wirklich für meine zukünftige Arbeit“. Alles andere wird abgemeldet oder deinstalliert oder gelöscht. Sollte ich es je wieder brauchen, kann ich lieber neu suchen, weil es bis dahin neue Perspektiven, Erkenntnisse und Entwicklungen gibt. Das hat auch direkt einen positiven Effekt auf meine Eingangsmails, weil ich gleich Newsletter und Angebotsmails mit abmelde. Quasi wie der „keine Werbung“-Aufkleber am Briefkasten. Und ganzheitlich betrachtet gehört dazu auch der Check meiner Kontakte. Hier zählt Qualität vor Quantität und "Ordnung ist das halbe Leben". Wenn ich einen Kontakt brauche, dann zu einem bestimmten Thema. Deshalb lohnt sich die Struktur nicht nur nach Alphabet des Namens, sondern vor allem der gemeinsamen Themen. Auch hier bitte keine Scheu vor der DELETE-Taste! Und nun kommt der wirklich schwierige Teil – die Datenbanken, Verzeichnisse, Laufwerke und Unterordner der Unterordner. Ganz besonders an dieser Stelle ist es mir wichtig diszipliniert vorzugehen. Also nicht aus dem Schrank sortieren, was nicht mehr notwendig ist, sondern nur reinstellen was gebraucht wird! Das heißt die letzte Version eines Projektdokumentes bleibt, nicht aber die Vorgängerversionen. Die Fotos von Flipcharts oder Notizen, die sicherheitshalber gespeichert sind, weil man das nochmal brauchen könnte – alles raus! Und nicht schummeln mit einem Archiv auf einer weiteren externen Festplatte ;-)! Die Projekte und Dokumente werden systematisch strukturiert und sortiert - nur das bleibt, was wirklich gebraucht wird. Dokumente, die länger als 1 Jahr nicht benötigt wurden können weg – wie ein älteres Kleidungsstück. Besser als all die Einzeldokumente zu speichern, ist die Methode des Vorgehens zu sichern . Deshalb lohnt sich ein Vorlagenverzeichnis in dem die Herangehensweise, die Excelvorlage oder die leere Konzeptversion gespeichert sind. Das ist viel hilfreicher als 5 verschiedenen Varianten aus den Projekten der letzten 2 Jahre. Berichte und Zahlentabellen, die veraltet sind, gehören aussortiert oder eben in den Kontext gebracht, an dem sie weiterverarbeitet werden können. Sei dabei ehrlich zu dir selbst, nur so funktioniert es gut, richtig und vor allem auch nachhaltig . Und wenn das auf deinem Rechner gut funktioniert hat, die Sticks und Festplatten entrümpelt sind, dann denke bitte auch an dein Handy. Und starte mit der gleichen Prozedur. Startbildschirm und Downloads Apps und Programme Kontakte und Newsletter Chatverläufe, Mails und Fotos Ordnerstruktur und Speicher Geschafft! Nun kommt Zeit für etwas Schönes – deine Accounts aktualisieren und aufhübschen. Mit dem was bleibt, soll die richtige Wirkung erzielt werden. Deshalb das Profilbild aktualisieren und schauen ob die Informationen noch passen oder etwas Neues dazu kommen kann. Das macht Spaß und kann sich sehen lassen. Ich wünsche Euch viel Erfolg im digitalen Frühjahrsputz. Schreibt mir doch, was bei Euch bleibt, warum und wie euer aktualisierter Account in neuem Glanz erstrahlt.